La comunicazione aziendale è uno degli aspetti più critici per la produttività e il successo di qualsiasi organizzazione. Spesso, però, viene trascurata o considerata come una semplice trasmissione di informazioni, quando in realtà è molto più complessa e impatta molteplici aree del business, come la gestione del personale, i rapporti con i clienti e l'implementazione dei processi.

Quali sono alcuni problemi di comunicazione che possono pregiudicare la qualità del lavoro e il clima organizzativo? Lo abbiamo chiesto ad Antonio Panareo -  Communication Coach, Speaker Radiofonico e FormAttore.

Domanda: Antonio, quali sono gli errori più comuni in ambito di comunicazione aziendale?

Antonio Panareo: "Prima di entrare nei dettagli tecnici, dobbiamo fare un passo indietro e capire come funziona la comunicazione. È utile pensare al concetto di causa-effetto: ogni messaggio genera una reazione da parte del nostro interlocutore. Fin qui nulla di nuovo, se non fosse per un aspetto fondamentale: parliamo "lingue" diverse, e non mi riferisco all'inglese o al tedesco. Parlo delle diverse interpretazioni che ognuno di noi dà alle parole. Ad esempio, se chiedi a dieci persone cosa significa "lealtà", otterrai risposte diverse: rispetto, fratellanza, correttezza, sincerità. Ma tecnicamente la lealtà è "dire ciò che si pensa con franchezza". Ora, immagina di essere schietto con qualcuno che associa la lealtà al rispetto: questa persona potrebbe non vederti come leale, ma come aggressivo o scorbutico. Ecco perché è cruciale creare una "lingua comune" all'interno dell'azienda, eliminando interpretazioni soggettive e messaggi incompleti."

Domanda: Quindi, non basta semplicemente comunicare. Dobbiamo anche trovare un terreno comune?

Antonio Panareo: Esattamente. Non si tratta solo di dire a, ma di parlare con, trovando un punto d'incontro. Ciò porta alla necessità di esprimere anche ciò che sembra ovvio. Ricordiamoci che gli altri non pensano necessariamente come noi e di sicuro non ci leggono nel pensiero, quindi occorre curare la comunicazione e non dare per scontato nulla. Faccio un esempio: Mi capita spesso di parlare con imprenditori e manager che hanno molta fiducia nei loro collaboratori. Tuttavia, quando parlo con i dipendenti, la frase che sento più spesso è: "Non so mai se sto facendo bene, se vado bene per quest'azienda". Senza un feedback costruttivo, i dipendenti possono sentirsi disorientati riguardo alla qualità del proprio lavoro. Questa mancanza di chiarezza può portare a errori, frustrazione e a performance non allineate agli standard aziendali. A lungo andare, aumenta il rischio di perdere i migliori talenti, attratti da aziende che dimostrano maggiore attenzione nella gestione della comunicazione.

Domanda: Quali sono i benefici di un feedback ben strutturato?

Antonio Panareo: Un buon feedback, dato nella giusta maniera, aumenta la produttività, rafforza la cooperazione e riduce gli errori. Inoltre, promuove una responsabilità eccezionale da parte dei collaboratori, perché sanno esattamente cosa ci si aspetta da loro e dove devono migliorare. Senza un feedback adeguato, i dipendenti potrebbero sentirsi disconnessi. Ora ti chiedo: rimarresti in un team dove nessuno ti dà una dritta quando commetti un errore o ti riconosce un merito? Inizieresti una relazione con qualcuno che non ti dice se sta bene con te o se apprezza ciò che fai? Penso che la  risposta sia naturale.

Domanda: In che modo una comunicazione efficace può supportare il modello del lean management?

Antonio Panareo: Una delle chiavi del lean management è il coinvolgimento attivo di tutti i dipendenti nel processo di miglioramento continuo. Ciò richiede una comunicazione aperta e bidirezionale. In molte aziende, la comunicazione avviene dal vertice verso il basso, nel cosiddetto modello downward, ma questo è un modello limitato. Per promuovere vera collaborazione e miglioramento, dobbiamo adottare un modello upward, in cui ogni dipendente possa esprimere liberamente, ma anche efficacemente, le proprie idee. In questo modo, la comunicazione diventa un processo circolare, e tutti contribuiscono al miglioramento organizzativo. Per questo la comunicazione efficace non è una business skill rivolta solo per la leadership, ma è una social skill che riguarda tutti i livelli di un'organizzazione.

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