Il metodo delle 5S è una delle prime tecniche Lean (fa parte del mondo TPS, Toyota Production System) che viene implementata nelle aziende sia perché non necessita di particolari competenze e/o capacità, sia perché porta a dei risultati nel breve termine che sono visibili e percepibili ad occhio nudo. 

Un sistema efficiente si fonda su un principio cardine: non è l’operatore a dover compensare le lacune del layout, ma sono le macchine, le attrezzature e gli spazi a dover essere asserviti alle capacità umane per garantire l'eccellenza operativa. Tale metodo va applicato in maniera focalizzata su un’area ben precisa e delimitata in cui andare ad intervenire (un reparto, una postazione, un banco) in modo da non disperdere le proprie energie. Deve, poi, essere messo in pratica assieme alle persone (almeno una) che lavorano nell’area presa in considerazione. Inoltre, i risultati che si ottengono al termine vanno condivisi con tutte le persone in azienda.

Il numero 5 non è casuale: rappresenta un percorso logico e sequenziale per passare dal disordine all'ordine, e dall'ordine al miglioramento continuo. Di seguito analizziamo ogni fase, chiarendo scopi e benefici.

SEIRI (Sort) ovvero separare ciò che è necessario da ciò che è superfluo/inutile o da valutare utilizzando il “red tag”, ovvero il sistema del cartellino rosso. Ogni elemento deve essere analizzato e classificato come: necessario per il flusso quotidiano, necessario solo occasionalmente, superfluo o obsoleto. Questo esercizio obbliga a mettere in discussione abitudini consolidate, scorte “difensive” e oggetti lasciati “per sicurezza”.

SEITON (Set in order) ovvero sistemare solo ciò che è necessario in posizioni ben definite e fisse (che rispettino i principi del visual management e dell'ergonomia del lavoro. In gergo "Gemba" gli attrezzi di uso frequente devono essere a portata di mano (zero spostamenti del tronco), attrezzi occasionali a portata di gamba (spostamento minimo).

SEISO (Shine) ovvero spazzare e ripulire il posto di lavoro da residui, scarti, polveri, ecc... (creare un piano di pulizia cadenzato indicando il tipo di interventi che devono svolgere gli operatori). Pulendo, l’operatore osserva anomalie, usure, perdite o segni di malfunzionamento. In contesti maturi, questa fase si integra con la manutenzione autonoma e la prevenzione dei guasti, trasformando l’attività in un momento di apprendimento continuo sullo stato reale della postazione o della macchina.

SEIKETSU (Standardize) ovvero SISTEMATIZZARE (o STANDARDIZZARE) mediante la creazione di standard (condivisi, semplici) e la definizione di regole. Consiste nel rendere il Visual Management auto-esplicativo,  attraverso codici colore, ombreggiature e riferimenti visivi, così che sia imemdiatamente distinguibile lo stato OK dal NOK. Questo livello garantisce che il lavoro ordinato e pulito non dipenda dall’abilità individuale, ma diventi un comportamento incorporato nel sistema.

SHITSUKE (Sustain) ovvero SOSTENERE i miglioramenti apportati mediante il rispetto degli standard (effettuare audit 5S periodici per verificare il rispetto degli standard e le possibilità di miglioramento ulteriori) e il loro aggiornamento. L’obiettivo non è controllare le persone, ma verificare che lo standard sia ancora il miglior modo per supportare il lavoro umano e, in caso contrario, aggiornarlo.

Un sistema 5S correttamente implementato riduce drasticamente il carico cognitivo dell'operatore. La postazione smette di essere un perimetro statico e diventa un'interfaccia attiva che "comunica" lo stato del processo. In ambienti maturi, le 5S diventano l’infrastruttura su cui si innestano il Visual Management, la qualità alla fonte, la manutenzione autonoma e l’ottimizzazione dei flussi. Non sono un punto di partenza facile: sono il primo banco di prova della serietà dell’azienda nel gestire i processi, le persone e la propria capacità di migliorarsi.

All'interno del TPS, le 5S fungono da abilitatore per i due pilastri principali della Lean Production:

• Supporto al Just-in-Time: Non può esserci flusso se il tempo ciclo è inquinato da micro-ricerche o spostamenti inutili. Le 5S annullano l'NVA logistico della postazione.
• Abilitatore del Jidoka: Il principio dello Jidoka prevede che il sistema si arresti in caso di anomalia. Ma per arrestarsi, l'anomalia deve prima essere resa visibile. In una postazione organizzata, il pezzo difettoso o lo scostamento tecnico saltano all'occhio; in caso contrario, il difetto fluisce indisturbato fino a quando non viene intercettato dal controllo qualità.

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