Il termine "Yokoten" rappresenta un concetto fondamentale nella filosofia gestionale di Toyota. Spesso tradotto come "sviluppo orizzontale", Yokoten si riferisce alla pratica di diffondere e condividere best practice, lesson learned e conoscenze acquisite in una specifica area dell'organizzazione verso altre.

Spesso, le organizzazioni comunicano solo all'interno dei propri "silos" (dipartimenti o divisioni), trascurando la condivisione trasversale tra gruppi e dipartimenti differenti. Il vantaggio di Yokoten è la possibilità di cercare o condividere idee con gli altri, riflettendo su come queste possano essere utilizzate o sfruttate nelle rispettive aree, evitando la semplice replicazione di concetti, errore comune quando si segue un approccio "top-down". 

In altre parole, Yokoten promuove lo sviluppo delle capacità all'interno dell'organizzazione, trasformandola in una vera e propria organizzazione di apprendimento (vedi anche l'articolo Lean Thinking Reloaded). Le persone sono infatti incoraggiate a vedere di persona, acquisire conoscenze e migliorarle ulteriormente nella propria area di competenza. L'obiettivo è migliorare l'efficienza, la qualità e l'innovazione attraverso la condivisione di esperienze e soluzioni di successo e assicurare una comunicazione rapida ed uniforme. 

Supponiamo di avere già implementato alcuni principi lean, monitorando le operazioni di lavoro in termini di prestazioni del team. Se notiamo che alcuni team o aree brillano costantemente, mentre altri rimangono indietro, la pratica del Yokoten interviene prendendo ciò che funziona bene in un settore e condividendolo con altri team per rafforzare le loro prestazioni. 

La condivisione avviene principalmente in modo orizzontale, tra persone che operano allo stesso livello. I collaboratori si confrontano direttamente, mostrando ai loro colleghi come funziona il nuovo processo e cosa hanno appreso nel realizzarlo. Non condividono necessariamente ogni dettaglio del risultato finale del miglioramento, ma si concentrano piuttosto sul processo che ha portato a ottenerlo. Questo approccio favorisce la trasmissione del know-how, delle conoscenze e delle competenze, ponendo le basi per un apprendimento diffuso e continuo. 

La pratica del Yokoten permette anche di evitare che errori già affrontati e corretti in un dipartimento/area, si ripresentino in altri dipartimenti. Trovare un problema una volta è positivo, perché è un'opportunità per migliorare, ma trovarlo una seconda volta significa che il sistema ha in qualche modo fallito. In altre parole, occorre saper utilizzare i problemi come una continua fonte di apprendimento.

Come implementare la pratica del Yokoten? Quando ci si trova nella situazione di dover diffondere conoscenze ad altri team o aree di produzione, l'approccio migliore è coinvolgere un team di miglioramento cross-funzionale adeguatamente formato. I team di miglioramento Lean sono infatti progettati per identificare, condividere e implementare le migliori pratiche, favorendo la standardizzazione dei processi e la cultura della collaborazione all'interno dell'azienda. L’adozione di una migliore pratica segue il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), un approccio strutturato che previene sia la semplice imitazione sia, nel peggiore dei casi, l’applicazione passiva imposta dal top management.

La documentazione delle informazioni è essenziale per Yokoten, poiché consente la condivisione sistematica e l'apprendimento continuo in tutta l'organizzazione. Una semplice pratica per raccogliere documentazione utile può essere quella di fotografare la situazione prima e post l'applicazione di iniziative di miglioramento implementate con successo in un'area specifica. Anche l'utilizzo di database centralizzati, documentazione online e altri strumenti digitali sono un ottimo strumento per garantire un accesso rapido e uniforme alle informazioni rilevanti.

In sintesi, Yokoten rappresenta un approccio integrato alla gestione che enfatizza l'importanza della condivisione, l'apprendimento continuo e il miglioramento costante all'interno dell'organizzazione.

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